Mail de remerciement entretien, mail de relance candidature

Mail de remerciement entretien / Mail de relance candidature : à quel moment faut-il les envoyer ? Quelles formes doivent-ils prendre ? Que doivent-ils contenir ? A qui faut-il les transmettre ?

Il arrive fréquemment qu’en tant que jeune ou futur ingénieur vous n’osiez pas envoyer ce type de mail. Pourtant, ils sont importants et sont un gage de votre motivation et de votre professionnalisme. C’est pourquoi nous vous livrons de nombreux conseils dans cet article afin de ne plus hésiter dans la rédaction de vos mails de relance et de remerciement. Entre autres, vous découvrirez comment relancer sans harceler les recruteurs.

Sommaire :

  • Mail de remerciement
  • Exemple mail de remerciement
  • Relance candidature
  • Exemple mail de relance

Mail de remerciement

Le mail de remerciement intervient juste après l’entretien d’embauche. Quel est son rôle ? Tout d’abord, comme son nom l’indique, il vise à remercier le recruteur de vous avoir reçu. Sa seconde fonction est de faire un point sur l’entretien d’embauche en lui-même. Enfin, il s’agit bien évidemment de ne pas perdre le contact avec votre interlocuteur. Cette étape est primordiale, elle vous différencie des autres candidats et démontre une valeur de politesse.

Cependant, nous vous conseillons de n’envoyer de mail de remerciement uniquement s’il s’agit du job de vos rêves. Il est inutile de vous rajouter du travail supplémentaire si le poste ne vous plaît finalement que moyennement.

Objet mail de remerciement

Dans cette section, il est important d’aller droit à l’essentiel : votre destinataire doit rapidement savoir pourquoi vous le contactez. Il est important de toujours renseigner un objet, au risque que votre mail ne finisse dans la corbeille.

Ce dernier peut s’intituler « Suite à notre entretien du XXX » ou encore « Entretien du XXX : Remerciements et retours ».

Si le recruteur a fait passer un grand nombre d’entretiens, vous pouvez ajouter le nom du poste dans l’objet du mail.

A qui envoyer son mail ?

Votre mail doit être envoyé à toutes les personnes qui vous ont reçu en entretien. Normalement, vous avez les coordonnées de vos interlocuteurs. Si toutefois ils n’ont pas souhaité les diffuser, vous pouvez envoyer votre mail aux RH en leur demandant de bien vouloir transmettre vos remerciements au(x) recruteur(s) rencontré(s).

Quand envoyer le mail de remerciement

Il est communément admis que le mail de remerciement doit être envoyé dans les 48heures qui suivent la rencontre. Evitez toutefois de l’envoyer moins de 24 heures après l’entretien, au risque de faire sentir une certaine précipitation.

De plus, évitez le lundi matin, souvent les boîtes mails sont surchargées et votre mail pourrait passer à la trappe. De même, évitez le vendredi après-midi : les recruteurs sont souvent occupés à finir leurs tâches avant de partir en week-end.

Par exemple, si votre entretien s’est déroulé un vendredi en fin de journée, il est préférable de patienter jusqu’au lundi après-midi ou mardi matin pour envoyer votre mail de remerciement.

Comment remercier par mail

Pour être le plus pertinent possible dans vos mails de remerciements, voici quelques astuces.

Sur la forme

En premier lieu, veillez à être concis, direct et clair. Entre six et dix lignes suffisent pour ce genre de mail. De plus, vous avez déjà rencontré l’interlocuteur, cela doit se ressentir

En une phrase ou deux maximum, remerciez le recruteur et la structure pour leur accueil et le temps qu’ils vous ont consacrés. Vous pouvez notamment évoquer les informations, les éclaircissements qui vous ont été fournis.

Dans cette quelque dizaine de lignes, vous devez intégrer un bilan de votre entretien, ce qui correspond en réalité à démontrer que vous avez cerné les besoins de l’entreprise et les enjeux du poste.

Enfin, réitérez votre disponibilité pour un second entretien ou des informations complémentaires. Vous pouvez ajouter une question pour ne pas perdre le contact avec votre interlocuteur, mais attention aux questions trop ouvertes du type « qu’avez-vous pensé de moi ? ».

Adaptez votre discours à l’entretien que vous avez eu, si le tutoiement était de rigueur, il n’y a pas de raison de le vouvoyer dans votre mail. A l’inverse, si vous vous êtes vouvoyés, évitez d’engager un tutoiement.

En dernier lieu, relisez-vous !

Sur le fond

Surtout, il ne s’agit pas de faire une redite de la lettre de motivation, il vous faut vous appuyer sur des éléments nouveaux qui sont ressortis de votre échange. Pendant votre entretien, soyez vigilant au vocabulaire utilisé : cela vous sera utile pour rédiger votre mail de remerciement. Dès la fin de votre entretien, pensez à noter ce que vous en avez retenu, les points abordés et ceux laissés de côté.

Dans votre mail de remerciement, vous pouvez évoquer un élément dont vous auriez aimé davantage parler durant l’entretien, ou un point dont il n’a pas été question. Par exemple, si en sortant de l’entretien vous avez le sentiment que vous n'avez pas assez insisté sur l'une de vos compétences, votre mail peut la rappeler.

Vous pouvez également demander un retour sur votre entretien :

« Je serais très heureux de recevoir votre avis sur cet entretien, ainsi que vos conseils, afin de m’améliorer. »

Note : Vous avez également la possibilité d’ajouter le recruteur sur LinkedIn et de le remercier de cette manière. Pour en savoir plus, consultez notre article sur l’optimisation de votre réseau sur LinkedIn.

Exemple mail remerciement entretien

Voici un exemple de mail de remerciement après entretien. Il est évident que ce dernier doit être adapté à la rencontre en question et au poste pour lequel vous candidatez.


Objet : Entretien du XXX : Remerciements et retours

Bonjour [Nom de la personne],

Je souhaitais tout simplement vous remercier pour notre entretien du XXX, pour votre accueil et pour l’attention que vous avez accordée à ma candidature. Cela a confirmé mon envie de rejoindre votre équipe d’ingénieurs.

J’apprécie particulièrement les enjeux des projets qui me seraient proposés tels que :

  • La définition de protocoles de communication entre les différents appareils
  • Le développement en Java Android
  • Le conseil et l’audit auprès des clients afin de les aider sur la configuration de leurs plateformes

Ces missions correspondent parfaitement à mon projet professionnel et à mes compétences. C’est donc avec beaucoup d’intérêt que j’attends de vos nouvelles.

Bien cordialement,

Vos nom et prénom,

Vos coordonnées. 


Vous pouvez également modifier votre second paragraphe, pour rappeler un élément de votre candidature ou apporter une nouvelle information.


« Je voulais également revenir sur un point important évoqué en entretien : le Python. J’ai, durant mon stage de fin d’études, eu l’occasion d’utiliser ce langage quotidiennement. Je suis donc tout à fait à l’aise et apte à l’utiliser de la même manière dans votre entreprise. »

« Vous m’avez notamment fait part du souci de votre entreprise de n’engager uniquement des ingénieurs passionnés. Sachez que durant l’été 2018, j'ai fait du bénévolat en tant que moniteur d’une colonie de vacances scientifique afin de partager ma passion pour le développement logiciel aux plus jeunes et de les y sensibiliser. »


Relance candidature

Contrairement au mail de remerciement, le mail de relance de candidature n’est pas systématique. Lorsque vous vous êtes entendus avec le recruteur notamment pour un délai de réponse de sa part, il est préférable de ne pas le relancer. Toutefois, si le délai en question est dépassé et que vous restez sans nouvelles, il ne faut pas hésiter à relancer le recruteur pour savoir ce qu’il en est de l’avancement de votre candidature. Il ne s’agit pas pour autant de l’appeler ou de le contacter tous les deux jours ! Il vous faut relancer sans harceler.

Mail de relance candidature

Tout d’abord, il faut adapter votre mail de relance à l’entreprise et au type de candidature que vous avez effectuée. Typiquement, si  vous avez postulé via une candidature spontanée, la prise en charge de cette dernière peut prendre plus de temps que pour une réponse à une offre d’emploi. De la même manière, plus l’entreprise est grande, plus le délai de réponse aura potentiellement tendance à être long. Vous pouvez patienter environ une semaine avant d’effectuer une relance par mail.

Que dire ?

Pour relancer une candidature, il faut être clair et concis, surtout que vous n’avez en principe pas encore rencontré votre interlocuteur. A ce moment-là, il vous faut chercher à savoir si votre dossier a bien été reçu, si vous avez contacté la bonne personne en charge du recrutement, si des postes seront bientôt ouverts,… De plus, ajoutez de nouveau vos CV et lettre de motivation en pièces jointes afin que la personne qui reçoit votre mail ait directement accès aux documents de votre candidature.


« Bonjour,

Je me permets de vous contacter suite à ma candidature que je vous ai transmise par mail le XXX. Je suis actuellement en école d’ingénieur à XXX et suis extrêmement intéressé par un poste de XXX dans votre entreprise.

J'espère que mon CV et ma lettre de motivation vous sont bien parvenus. N'hésitez pas à me faire part de quelque document manquant, notamment des références si nécessaire. 

Je reste à votre entière disposition pour un rendez-vous, afin de vous exposer plus en détails mes compétences et motivations.

Cordialement,

Charles Dupont. »


Il est important de relancer dans ces cas-là car cela envoie un message au recruteur comme quoi vous n’avez pas postulé au hasard n’importe où et que vous êtes réellement intéressé par le poste.

Relance après entretien

Cela fait plusieurs jours que vous attendez une réponse suite à un entretien ? Il n’est pas toujours évident de savoir quel laps de temps peut être compréhensible et à partir de quel moment il est légitime de demander une réponse à l’entreprise. Sachez que s’il y a plusieurs décideurs, le processus peut prendre plus de temps, idem s’il s’agit d’un poste à responsabilités. Par ailleurs, si l’embauche est urgente, la procédure sera plus rapide.

Le plus efficace est de poser la question en fin d’entretien au recruteur : « Dans combien de temps est-ce que je peux espérer une réponse ? » ou bien « Comment nous recontactons-nous ? ». N’hésitez pas à le demander, cela ne choquera pas votre interlocuteur. De plus, cela vous permettra de savoir de quelle manière vous recontacter (qui doit rappeler, vous ou lui ?).

Vous avez oublié ou vous n’avez pas osé poser la question au recruteur ? Ce n’est pas grave ! Dans ce cas-là, il vaut mieux attendre entre 10 et 15 jours avant de relancer le recruteur.

Si le recruteur vous a dit qu’il vous recontacterait d’ici 15 jours, inutile d’appeler le 15ème jour pour faire savoir que vous êtes sans réponse. Il vaut mieux attendre au minimum un ou deux jours supplémentaires pour ne pas donner l’impression au recruteur que vous lui mettez la pression, d’autant plus qu’il est courant que les processus de sélection soient prolongés.

Relance téléphonique candidature : que dire ? 

Nous vous conseillons de relancer le recruteur qui vous a reçu en entretien par mail plutôt que par téléphone. En effet, vous serez ainsi sûrs de ne pas le déranger, et cela vous donnera l’occasion de bien peser vos mots et d'avoir une certaine structure. Si toutefois vous tenez à appeler directement le recruteur, il n'y a pas de règle pour l'heure parfaite, tant qu'elle correspond aux horaires de bureau. Appeler le matin peut vous permettre de programmer un appel avec votre interlocuteur pour l'après-midi s'il est occupé, ou de laisser un message qu'il pourra écouter dans la journée.

Si vous ne savez pas quoi dire, voici quelques exemples :


« Bonjour, je me permets de vous téléphoner concernant notre entretien du XXX. Je m’appelle XXX. Je ne vous dérange pas ? J’aurais aimé savoir où en était le processus de sélection pour le poste de XXX »

« Bonjour, Charles Dupont. Je vous téléphone à propos du poste de … (Rappelez quel jour s’est déroulé l’entretien) J’aurais aimé savoir comment avance ma candidature… », « Puis-je avoir un retour de votre part concernant ma candidature ? ».


Ne soyez pas trop long au téléphone, le recruteur ne peut passer une heure au téléphone avec chaque candidat qu’il a reçu en entretien. A la fin de votre appel, n’oubliez pas de remercier ce dernier !

Enfin, si la personne ne répond pas, il vaut mieux laisser un message vocal plutôt que de la recontacter plusieurs fois dans la journée.

Si vous avez envoyé un mail de relance de candidature et que celui-ci reste sans réponse pendant plus d’une semaine, vous pouvez alors téléphoner directement au recruteur.

Répondre à un refus de candidature

Vous avez envoyé un mail de relance de candidature et avez reçu une réponse négative ? Bien qu’il ne soit jamais facile de se voir refuser un poste, il est important de prendre sur soi et de rester professionnel. Pour ce faire, nous avons trois conseils clés à vous soumettre :

  • Répondez !
  • Demandez quelles sont les raisons de ce refus
  • Restez constamment poli et aimable

Il ne faut pas hésiter à demander ce qui a pêché dans votre candidature, les points sur lesquels vous pouvez vous améliorer, les compétences qui vous manquent… Il est toujours intéressant de savoir ce qu’un recruteur a pensé de vous. De plus, peut-être que vous serez de nouveau amené à prendre contact avec ces personnes, pour un autre travail par exemple. Et puis, les frontières sont souvent poreuses entre les sociétés technologiques, vous pourrez ainsi retrouver de nombreux interlocuteurs au cours de votre carrière.

Suivre ces quelques conseils vous permettra d’optimiser vos futures candidatures.

Tout simplement, votre mail peut s’organiser de la manière suivante :


« Bonjour,

Je vous remercie pour votre réponse. 

Je serais très intéressé d’avoir un avis plus approfondi de votre part sur ma candidature, et si possible quelques conseils afin de savoir sur quels points il me faut travailler pour m’améliorer.

Merci par avance,

Bien cordialement,

Nom&Prénom » 


Comment relancer une candidature

Il est préférable d’avoir écrit, à la sortie de l’entretien, une ébauche de mail de relance. En effet, vous aurez encore en tête toutes les informations et c’est à ce moment-là que vous serez le plus à l’aise pour synthétiser l’entretien.

De même que pour le mail de remerciement, votre mail de relance de candidature peut s’intituler « Suite à notre entretien du XXX ». Les destinataires correspondent également à toutes les personnes vous ayant reçu en entretien. 

Quel contenu ?

Réfléchissez à vos tournures de phrases, par exemple évitez les formules de type « n’ayant pas eu de retour de votre part », cela pourrait sembler quelque peu accusateur. Faites preuve de tact, et n’oubliez pas de le remercier pour le temps qu’il vous accorde.

Si c’est le cas, vous pouvez informer le recruteur que vous avez reçu une réponse positive de la part d’une autre entreprise, mais que vous préféreriez évoluer dans celle-ci. Par exemple : « Un de vos confrères est entré en contact avec moi et me convie à un entretien/ m’a fait une réponse favorable pour un poste similaire. Cependant, ma préférence va vers votre entreprise. »

Encore une fois, il s’agit de montrer que vous avez cerné les enjeux du poste, vous pouvez rappeler brièvement votre motivation.

Une bonne astuce pour envoyer un mail de relance percutant est d’y ajouter une lettre de recommandation en pièce jointe (et de l’introduire dans le corps du mail). Si vous êtes un jeune ingénieur, il est possible que vous n’ayez pas déjà occupé deux postes et que vous n’ayez donc pas deux lettres de recommandations. Vous pouvez toutefois en demander une à un de vos professeurs qui vous connaît bien.

Sachez enfin passer à autre chose ! Si après avoir envoyé un premier mail de relance trois semaines se sont écoulées sans que vous n’ayez eu de réponse, c’est probablement que votre candidature n’a pas été retenue. Il faut alors vous consacrer à vos autres candidatures.

Exemple mail de relance

Avant d’envoyer votre mail de relance, comme pour tout mail professionnel, pensez à vous relire !


« Objet : Suite à notre entretien du XXX pour le poste XXX

Madame/Monsieur XXX,

Je vous remercie une nouvelle fois pour l’entretien que vous m’avez accordé. Je me permets de revenir vers vous afin d’en savoir plus quant à l’avancement de mon dossier de candidature.

Les informations que vous m’avez fournies en entretien m’ont conforté dans mon envie de rejoindre votre structure. J’ai notamment retenu qu’il était nécessaire d’avoir une facilité de communication avec différents types d’interlocuteurs. Or mon expérience en tant que XXX me conforte dans l’idée que ce poste me correspond. Vous trouverez ci-joint une lettre de recommandation rédigée par mon ancien maître de stage attestant de ces compétences.

Dans l’attente de votre réponse, je vous réitère ma sincère motivation pour ce poste.

Bien cordialement,

Vos nom, prénom,

Vos coordonnées. »


 

En conclusion, n’oubliez pas qu’il est important d’être courtois, poli et de faire preuve de professionnalisme en toutes circonstances. Nous ne vous conseillerons jamais assez de vous relire plusieurs fois avant d’envoyer vos mails, voire de vous faire relire si vous n’êtes pas très à l’aise à l’écrit. Enfin, n’hésitez pas à vous lancer ! Nombre d’ingénieurs juniors n’osent pas envoyer de mail de relance ou remercier les recruteurs, or c’est une erreur ! Sans les harceler, cela montre votre motivation, que vous êtes quelqu'un de proactif et votre interlocuteur appréciera la démarche.

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