Entretien téléphonique
L’entretien téléphonique constitue la seconde étape de sélection après l’étude du CV du candidat, si l’entreprise vous appelle c’est donc que vous avez passé cette première étape et qu’elle est intéressée par votre candidature. De plus en plus incontournable, l’entretien téléphonique est souvent jugé moins intimidant que l’entretien physique mais dispose de quelques spécificités. Contrairement à l’entretien dans les locaux de l’entreprise, vous ne pouvez pas miser sur la communication non verbale pour transmettre certaines informations, et le recruteur sera totalement concentré sur ce que vous lui dites. C’est donc un exercice à ne pas prendre à la légère !
Sommaire :
- Entretien d’embauche téléphonique
- Préparer un entretien téléphonique
- Réussir un entretien téléphonique
- Entretien par Skype
Entretien d’embauche téléphonique
L’entretien d’embauche téléphonique peut avoir vers un ou plusieurs des objectifs suivants : il peut servir à fixer un rendez-vous, à s’assurer de la qualité de la candidature, ou constituer une véritable sélection d’un candidat. L’entretien téléphonique pour un stage fonctionne de la même manière !
A quoi sert l’entretien téléphonique ?
L’entretien téléphonique est une étape du processus de recrutement qui, en général, intervient entre la réception du dossier de candidature du candidat (CV / lettre de motivation) et l’entretien physique afin de s’assurer que le profil correspond bien au poste. Il s’agit donc d’une présélection à l’entretien d’embauche et à la fin de la conversation, malgré un CV prometteur qui a attiré l’attention du recruteur, le processus de recrutement peut être interrompu. Certains recruteurs disent écarter la moitié des candidatures à l’issue des entretiens téléphoniques !
L’entretien téléphonique qui permet de fixer un rendez-vous
Le premier type d’entretien téléphonique sert à fixer un entretien physique. Mais pourquoi alors parler d’ « entretien » téléphonique ? Car les recruteurs se font déjà une opinion de vous ! Renvoyer une image de soi sympathique ou au contraire désagréable peut influencer le recruteur et le prédispose à vous recevoir sur une note positive ou négative. Soyez donc vigilant lors de cette conversation ; il s’agit déjà d’un enjeu pour votre candidature !
Le plus souvent, vous serez contacté par téléphone sans en avoir été prévenu à l’avance et l’échange durera quelques minutes.
L’entretien téléphonique qui vise à obtenir des informations complémentaires
Ce que les recruteurs cherchent à savoir dans ce type d’entretien téléphonique, c’est s’il est utile de vous convier en entretien et vérifier qu’il n’y a pas de point de blocage important. Généralement, il s’agit de faire un point sur votre candidature : qui vous êtes, votre disponibilité, le type de contrat recherché, ou encore votre mobilité. Il peut également vous contacter pour avoir des précisions sur ce que vous avez mentionné dans votre CV / Lettre de motivation. Par exemple, si vous avez indiqué avoir une expérience en développement web, il peut vous demander des détails sur les missions que vous avez effectuées. Il vous faut alors essayer de répondre le plus clairement possible.
Vous serez généralement contacté sans être prévenu en amont, l’entretien peut durer entre 10 et 20 minutes et à la fin, le recruteur peut vous proposer une rencontre, comme pour le premier type d’entretien téléphonique.
L’entretien téléphonique pour sélectionner un candidat
Enfin, dernier type d’entretien téléphonique, l’entretien de recrutement ! Il s’agit là non pas d’une présélection mais d’une sélection de candidat, voire d’une sélection où le choix final se fera sur un nombre très restreint de candidats (2 ou 3 qui se rendront dans les locaux de l’entreprise pour un dernier entretien). C’est souvent le cas lorsque vous êtes éloigné géographiquement du lieu du poste, ou s’il y a de gros problèmes de transport, le recruteur met en place ce type d’entretiens pour éviter les déplacements. Ce peut être un entretien par Skype, dont nous verrons les spécificités plus bas.
Dans ces cas d’entretien téléphonique, l’échange aura toujours lieu après une prise de rendez-vous. Sa durée est généralement de plus d’une demi-heure.
Entretien téléphonique stage
Pour un stage, le fonctionnement est exactement le même. Les étudiants ont souvent tendance à négliger cet aspect du processus de recrutement, alors même qu’il peut faire une grosse différence entre deux candidatures !
Préparer un entretien téléphonique
Puisque potentiellement décisif pour votre recrutement, vous devez préparer votre entretien téléphonique.
Préparer l’appel
Lorsque vous êtes en recherche d’emploi, vous communiquez vos coordonnées dans l’espoir que les recruteurs vous contactent. Il faut donc être prêt à recevoir des appels : la première étape est de prévoir un répondeur professionnel. Evitez donc les répondeurs sous forme de blagues ou de messages personnels.
Vous ne pouvez pas toujours savoir à l’avance à quel moment vous serez contacté par l’entreprise. Si vous êtes en recherche d’emploi / stage de manière active, essayez de garder sous la main votre CV et les informations essentielles sur chaque entreprise / poste pour lesquels vous avez candidaté afin d’entamer immédiatement la conversation avec le recruteur qui vous appelle.
Toutefois, si vous n’êtes pas dans un endroit approprié pour répondre, qu’il y a beaucoup de bruit autour de vous (bus,…), il vaut mieux ne pas répondre et attendre que le recruteur vous laisse un message vocal. Cela vous donnera un peu de temps pour vous préparer, vérifier les informations sur le recruteur et l’entreprise, prendre de quoi noter et informer les personnes autour de vous que vous aimeriez ne pas être dérangé. Une fois que le recruteur vous a laissé un message vocal, pensez à rappeler dans les plus brefs délais, dans la journée ou au plus tard le lendemain, pour montrer votre motivation et votre disponibilité.
Vous pouvez tout aussi bien répondre et faire savoir au recruteur que vous êtes dans un endroit où il est compliqué de parler, et lui proposer un créneau pour vous recontacter dans la journée ou le lendemain.
L’étape suivante est de préparer un petit résumé sur vous et votre parcours. Celui-ci doit être plus concis que pour un entretien physique, en quelques phrases détaillez qui vous êtes et vos attentes principales. Ayez quelques arguments en tête pour expliquer en quoi le poste et l’entreprise vous intéressent.
N’hésitez pas à vous entraîner, surtout si vous n’êtes pas à l’aise au téléphone ! Avant votre entretien téléphonique, pensez à imprimer et à relire votre CV, votre lettre de motivation s’il y a lieu, et l’offre d’emploi. Cela vous permettra d’avoir sous les yeux les informations essentielles pour échanger avec votre interlocuteur.
Enfin, vous pouvez échauffer votre voix. Ce conseil s’adresse particulièrement aux personnes timides, dont les premiers mots ont tendance à rester coincés dans leur gorge. Cela peut les aider à parler plus clairement et distinctement.
Question entretien téléphonique
Quelles sont les principales questions que vous posent les recruteurs ? Pour l’entretien téléphonique destiné à la sélection d’un candidat, ce sont les mêmes questions entretien que pour une rencontre physique.
Pour un entretien téléphonique de présélection, voici les questions courantes :
- Quelles sont vos disponibilités ? Etes-vous mobile géographiquement ?
Il s’agit simplement pour le recruteur d’obtenir des informations pratiques concernant votre candidature.
- Pourquoi cherchez-vous un nouveau poste ?
Cette question permet au recruteur de savoir si vous êtes en recherche active d’emploi ou si vous êtes simplement en veille. Elle sert également à connaître les raisons qui vous poussent à changer d’emploi. Dans votre réponse, ne parlez pas de manière négative de votre actuel / ancien poste, entreprise ou supérieur hiérarchique car cela mettre en doute votre fiabilité.
- Quel type de poste visez-vous ?
A ce moment-là, le recruteur cherche uniquement à savoir si vos critères de recherche correspondent bien au poste proposé. Marion Ruciak, responsable du développement RH chez ADVANS Group, nous en parle : « Par exemple, il arrive que des ingénieurs ayant postulé pour une offre d’emploi liée à notre implantation de Grenoble souhaitent en priorité rester à Paris. » Cela peut parfois permettre de positionner le candidat sur une autre opportunité dont il n’avait pas connaissance.
- En quoi consiste votre poste actuel ou votre dernier emploi ?
Ici, le recruteur cherche à déterminer la cohérence du contenu de votre CV avec votre discours (et potentiellement si vous l’avez un peu enjolivé…).
- Pourquoi avoir postulé dans notre société ?
Ce sont là vos motivations qui intéressent le recruteur.
- Quelles sont vos prétentions salariales ?
La question des prétentions salariales est très souvent posée. « Il ne faut pas que le candidat se sente offusqué » commente Marion Ruciak, et poursuit : « Notre but est simple : si le poste s’adresse à un ingénieur ayant 5 ans d’expérience et que le candidat demande un salaire correspondant à 8 ou 9 années, on sait qu’il est inutile d’avancer. »
Nous le verrons plus bas, il est important de poser une ou plusieurs questions pour montrer son intérêt pour l’entreprise et le poste.
Réussir un entretien téléphonique
Lors d’un entretien d’embauche physique, une grande partie de la communication est non verbale, ce qui n’est pas le cas lors d’une entretien téléphonique. Il faut donc prêter attention à certains aspects.
Se présenter au téléphone
Tout d’abord, laissez le recruteur prendre la parole, c’est lui qui vous a convié en entretien donc c’est à lui d’entamer la conversation.
Au téléphone, votre voix et le ton que vous employez sont déterminants, ils permettent au recruteur de se faire une représentation de vous, de votre personnalité donc soignez-les au maximum et faites en sorte de paraître dynamique. Comportez vous comme si vous étiez en face du recruteur, cela vous aidera vraiment à adopter la bonne attitude.
Par ailleurs, il est très important de prendre des notes pour recueillir les informations essentielles pour l’entretien physique. Il est donc habituel qu’il y ait des moments de silences qui ne doivent pas vous déstabiliser.
Cela va de soi, vous ne devez ni couper la parole au recruteur ni vous laisser distraire pendant l’entretien téléphonique : si vous faites autre chose cela s’entendra et donnera une mauvaise image de vous…
Surtout, pensez à sourire ! Un sourire s’entend au téléphone et c’est capital pour transmettre votre dynamisme.
Entretien téléphonique questions réponses
Lorsque vous répondez aux questions, parlez calmement et distinctement, faites des phrases complètes comme vous le feriez en entretien pour éviter de paraître désintéressé : ne répondez pas simplement par un « oui » ou « non » mais développez vos réponses. Toutefois, il vous faut être plus concis qu’en entretien physique, tout en mettant en avant les éléments clés de votre CV qui sont pertinents au regard du poste et de l’entreprise.
Vous ne devez pas tout dévoiler durant l’entretien téléphonique : s’il faut donner envie à votre interlocuteur d’en apprendre davantage sur vous, il faut aussi garder des éléments pour l’entretien physique. Surtout, ne donnez pas l’impression que vous ne connaissez pas l’entreprise ! Il y a de fortes chances pour que cela soit rédhibitoire pour votre candidature.
Si vous ne devez pas paraître distrait, il est cependant possible de laisser votre ordinateur ouvert pendant votre entretien téléphonique pour effectuer une recherche éclair si besoin.
En général, en fin d’entretien téléphonique le recruteur vous demande si vous avez des questions. Il est alors bienvenu de lui en poser une ou deux, cela montrera votre intérêt pour le poste et l’entreprise.
A la fin de l’entretien téléphonique, pensez à remercier le recruteur pour son temps et, s’il ne le fait pas de lui-même, posez des questions sur la suite du processus de recrutement. Par exemple : « Je vous remercie pour cet échange, je suis très content d’avoir pu en apprendre davantage sur l’entreprise et sur le poste. A quel moment pensez-vous revenir vers moi pour les étapes suivantes du processus de recrutement ? »
Si l’offre vous intéresse toujours suite à votre entretien téléphonique, faites-le savoir à votre interlocuteur et dites-lui de ne pas hésiter à vous rappeler s’il a besoin d’informations complémentaires. Enfin, attendez que le recruteur vous ait signifié la fin de l’entretien pour raccrocher.
Entretien par Skype
Les mêmes conseils s’appliquent que pour un entretien téléphonique. Mais on peut y ajouter quelques astuces au regard des particularités offertes par Skype, notamment sa fonctionnalité de discussion vidéo.
Avant l’entretien par Skype
Tout d’abord, choisissez un environnement neutre, une pièce rangée avec un bon éclairage, installez-vous devant un mur uni de préférence sans photos personnelles ou posters. Prévenez les personnes qui vivent avec vous de votre entretien pour éviter d’être dérangé.
Mettez-vous dans les conditions d’un véritable entretien et adoptez une tenue professionnelle pour une totale immersion.
Au moment de prévoir l’entretien par Skype avec le recruteur, pensez à vous mettre d’accord sur qui appelle, même si généralement ce sera ce dernier qui en aura l’initiative, et vérifiez le décalage horaire si vous n’êtes pas dans la même région du monde. Pensez à échanger vos numéros de téléphone au cas où rien ne fonctionne sur le moment comme plan de secours.
Si vous ne vous êtes pas mis d’accord à l’avance et que vous attendez l’appel depuis 5/10 minutes, vous pouvez envoyer un message chat du type « Bonjour, nous avions rendez-vous à 15h00 pour un entretien téléphonique, êtes-vous toujours disponible ? ». Si après quelques minutes d’attente vous restez sans réponse, vous pouvez prendre l’initiative d’appeler.
Concernant l’application Skype :
Vérifiez que vous êtes facile à trouver sur la plateforme. Pour votre photo de profil ajoutez celle de votre CV et optez pour un nom d’utilisateur neutre (votre nom+prénom). Enfin, faites un appel test avec un ami pour vérifier que tout fonctionne en amont (vidéo, son, micro,…). Si vous êtes dans un environnement où il y a du bruit et que vous ne pouvez pas faire autrement, mettez des écouteurs ou un casque.
Nous vous conseillons de passer votre entretien par Skype depuis un ordinateur (portable ou fixe) plutôt qu’un smartphone et de penser à fermer toutes les autres fenêtres de navigation (par exemple Facebook) ouvertes pour ne pas vous laisser distraire.
Pensez à avoir sous la main votre CV, lettre de motivation, copie de l’annonce et tous les documents que vous avez fournis lors de votre candidature pour éviter de les chercher sur le moment.
Astuce : un ou deux post-it collés sur l’écran pour vous rappeler les informations importantes que vous avez peur d’oublier, le recruteur ne le remarquera pas. (Mais n’en abusez pas !)
Pendant l’entretien par Skype
Pendant l’entretien, n’oubliez pas de sourire ! Pensez à regarder la caméra et non l’écran et évitez les grands gestes.
Parlez lentement pour prendre en compte le risque de retard dans la transmission du son et de l’image et faites un effort d’élocution. Si vous ne comprenez pas une question, n’hésitez pas à demander à votre interlocuteur de répéter.
Enfin, ne prenez pas de notes sur votre ordinateur. Les bruits du clavier et de la souris peuvent être gênants et il est plus professionnel de prendre des notes sur un papier à coté, comme lors d’un vrai entretien.
L’entretien téléphonique est, vous l’aurez compris, à prendre au sérieux ! La sélection des candidats a commencé dès lors qu’un représentant de l’entreprise vous appelle. Vous savez désormais comment faire bonne impression et obtenir un entretien dans les locaux de l’entreprise.
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